Conditions générales de vente
applicables aux exposants Geek Life

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent la participation de tout exposant aux événements organisés sous l’enseigne Geek Life, quel que soit le lieu de l’édition (Le Mans, Laval, Blois, Lorient, etc), par la société EWELCY, SAS au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS du Mans sous le numéro 918 141 961, dont le siège social est situé 68 rue du Pré, 72000 Le Mans, France. SIRET : 918 141 961 00014 – NAF : 93.29Z – TVA : FR24918141961 

Contact : [email protected].

En s’inscrivant via le formulaire en ligne, l’exposant déclare avoir lu et accepté sans réserve les présentes CGV, accessibles à tout moment via un lien dédié.

1. Dispositions générales

1.1. Acceptation des conditions

L’acceptation des présentes CGV est obligatoire pour finaliser l’inscription. Cette acceptation s’effectue via une case à cocher dans le formulaire, avec un lien direct vers les CGV, la politique de confidentialité et la politique de cookies. L’absence de cette acceptation rend l’inscription nulle.

1.2. Pouvoirs de l’organisateur

EWELCY détient tous les droits relatifs à l’organisation de l’événement, notamment en ce qui concerne le lieu, les dates, les horaires, le plan d’implantation, le prix des espaces, la programmation et les modalités d’accès.

Il peut modifier ces éléments en cas de nécessité logistique, de force majeure ou de sécurité, sans qu’aucune indemnité ne soit due à l’exposant, sous réserve de prévenir dans un délai raisonnable si cela est possible.

1.3. Force majeure 

L’organisateur peut annuler ou reporter l’événement pour tout motif de force majeure ou autre circonstance imprévisible rendant la tenue impossible ou risquée (épidémie, grève, événement climatique, instabilité politique…). Dans ces cas, la responsabilité de l’organisateur ne pourra être engagée. Les sommes versées pourront être soit conservées, soit remboursées, soit reportées, selon décision de l’organisateur..

1.4. Évacuation ou interruption

En cas de menace à la sécurité ou d’incident, l’organisateur se réserve le droit d’évacuer les lieux sans que cela n’ouvre droit à indemnisation. L’exposant s’engage à respecter les consignes d’évacuation.

1.5. Annulation pour effectif insuffisant

Si le nombre d’exposants est jugé insuffisant, l’organisateur se réserve le droit d’annuler ou reporter l’événement. Dans ce cas, les acomptes sont remboursés intégralement, mais aucun autre dédommagement ne pourra être réclamé par l’exposant.

1.6. Obligation d’information

Toutes les informations utiles (accès, horaires, logistique, etc.) sont transmises par l’organisateur via email ou via un document récapitulatif. L’exposant est tenu de les lire attentivement.

2. Demande de participation et admission

2.1. Modalités d’inscription

La participation en tant qu’exposant est conditionnée à la complétion du formulaire d’inscription en ligne mis à disposition sur le site officiel du Geek Life. Ce formulaire comprend l’ensemble des informations nécessaires à l’évaluation du dossier ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives requises.

L’inscription n’est définitive qu’après validation par l’organisateur, qui se réserve le droit de refuser une candidature sans obligation de motivation.

La demande ne devient contractuelle qu’après réception par l’organisateur :

• du formulaire dûment complété 
• de l’ensemble des pièces demandées (Kbis, assurance RC, documents spécifiques aux restaurateurs…) 
• du paiement de l’acompte mentionné dans le formulaire.

Tout formulaire incomplet, erroné ou non accompagné du règlement requis pourra être rejeté sans notification préalable.

2.2. Engagement contractuel

L’envoi du formulaire constitue un engagement ferme et irrévocable à participer à l’événement, à respecter les présentes Conditions Générales de Vente et à régler l’intégralité du montant dû, même en cas d’annulation ultérieure non couverte par un cas de force majeure.

Aucune modification du dossier (surface, emplacement, type de stand, options souscrites) ne pourra être garantie après validation. Toute demande de modification devra être formulée par écrit et sera soumise à l’acceptation expresse de l’organisateur.

2.3. Validation et refus d’admission

L’organisateur se réserve le droit discrétionnaire d’accepter ou de refuser toute candidature, notamment dans les cas suivants :

• incompatibilité avec la ligne éditoriale ou l’éthique du Geek Life 
• dépassement des capacités d’accueil 
• non-respect de l’une des obligations contractuelles lors d’une précédente édition 
• activité commerciale contraire à la réglementation, à l’ordre public ou aux intérêts du public

Aucune indemnité ni justification ne pourra être exigée en cas de refus d’admission.

2.4. Sélection éditoriale

L’organisateur peut appliquer des quotas sectoriels par type d’activité (édition, figurines, textile, restauration…), dans une logique de diversité et de complémentarité. L’admission d’un exposant peut ainsi être conditionnée au respect de ces équilibres, sans qu’il puisse s’en prévaloir comme motif d’exclusion.

2.5. Véracité des informations

L’exposant atteste sur l’honneur que toutes les informations transmises dans le formulaire sont exactes, complètes et sincères. Il s’engage à notifier immédiatement l’organisateur de toute modification.

En cas d’omission, d’erreur manifeste ou de déclaration mensongère, l’organisateur pourra :

• annuler l’inscription sans remboursement 
• exiger le retrait immédiat du stand en cas de participation effective 
• refuser l’admission à toute édition ultérieure.

2.6. Désistement

Aucun désistement ne donnera lieu à remboursement, quelle qu’en soit la cause.

L’envoi du formulaire d’inscription constitue un engagement contractuel ferme et définitif. L’exposant reste redevable de la totalité des sommes dues, y compris en cas d’annulation de sa participation ou de non-présentation, sauf si cette annulation résulte d’un cas de force majeure au sens strict défini par l’article 1218 du Code civil (événement imprévisible, irrésistible et extérieur, rendant impossible l’exécution du contrat).

Aucune demande de report, d’avoir ou de remboursement ne sera acceptée hors de ce cadre.

3. Prix, facturation et modalités de paiement

3.1. Tarifs des prestations

Les tarifs applicables aux stands, options et frais annexes sont ceux indiqués sur le formulaire d’inscription en vigueur au moment de l’envoi par l’exposant. Ils sont exprimés en euros, hors taxes (HT), sauf mention contraire, et soumis à la TVA au taux en vigueur au jour de facturation.

L’organisateur se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment, notamment en cas de changement de la réglementation fiscale ou d’erreur manifeste dans le calcul, sans que cela puisse être contesté par l’exposant.. 

3.2. Règlement de l’inscription

La validation du formulaire d’inscription vaut engagement ferme et entraîne l’émission d’un devis ou d’une facture d’acompte. Le règlement de cette somme est exigible immédiatement à réception.

L’exposant s’engage à régler :

• Un acompte obligatoire, dont le montant est précisé dans le formulaire, au moment de la demande d’inscription ;
• Le solde au plus tard quarante-cinq (45) jours calendaires avant la date du premier jour de chaque édition du festival Geek Life sélectionné dans la demande de participation.

   

L’inscription n’est considérée comme définitive qu’après réception du règlement de l’acompte. L’accès à l’événement sera refusé à tout exposant n’ayant pas réglé la totalité du montant dû à la date limite fixée.

3.3. Absence de remboursement

Les sommes versées (acompte ou solde) sont non remboursables, quelle que soit la cause de l’annulation ou du désistement, sauf cas de force majeure tel que défini à l’article 1218 du Code civil (événement imprévisible, irrésistible et extérieur empêchant l’exécution du contrat).

Aucune demande d’annulation, de modification, de report ou de remboursement ne sera acceptée en dehors de ce cas strictement encadré. L’exposant reste redevable de l’intégralité du montant convenu.

3.4. Retard ou défaut de paiement

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable :

• L’application d’intérêts de retard au taux légal majoré,
• L’exigibilité immédiate de l’intégralité des sommes restantes,
• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L.441-10 du Code de commerce).

   

L’organisateur se réserve le droit, en cas de non-paiement :

• D’annuler l’inscription sans remboursement de l’acompte,
  De refuser l’accès à l’événement,
• De résilier le contrat sans préavis,
• D’engager toute procédure de recouvrement utile, aux frais de l’exposant.

 

3.5. Facturation automatisée et corrections

Le montant total dû est calculé automatiquement selon les options sélectionnées dans le formulaire. En cas d’erreur technique manifeste (calcul de TVA, remises, arrondis, sous-totaux), l’organisateur se réserve le droit de corriger le montant dû jusqu’à 15 jours après la fin de l’événement, avec régularisation par refacturation ou remboursement.

Ce principe est expressément accepté par l’exposant lors de la validation du formulaire.

4. Attribution des emplacements

4.1. Répartition des stands

L’attribution des emplacements est réalisée exclusivement par l’organisateur, en fonction des contraintes logistiques, de la configuration des lieux, de l’ordre d’arrivée des demandes complètes et validées, ainsi que de la nature des activités déclarées par les exposants.

L’exposant ne peut revendiquer un emplacement particulier, même s’il a déjà participé à une édition précédente. Aucune priorité, droit acquis ou garantie ne saurait être opposée à ce titre.

4.2. Modification de la configuration

L’organisateur se réserve le droit de modifier à tout moment l’emplacement initialement attribué, notamment pour des raisons de sécurité, de cohérence dans la répartition des secteurs ou de contraintes techniques imprévues.

Ces ajustements – y compris une modification de surface ou un déplacement – ne sauraient justifier une demande d’annulation, d’indemnisation ou de réduction tarifaire de la part de l’exposant.

4.3. Limitation sectorielle

Dans un souci de diversité, de cohérence éditoriale ou de limitation des redondances, l’organisateur peut fixer un quota maximum d’exposants par secteur d’activité (ex. : figurines, illustrations, restauration, cosplay, etc.).

La validation des candidatures reste donc conditionnée à la disponibilité des emplacements correspondant à chaque secteur. Un refus de participation pour quota atteint ne pourra en aucun cas engager la responsabilité de l’organisateur.

4.4. Stands partagés – co-exposant

Il est possible de partager un stand uniquement sur autorisation écrite préalable de l’organisateur, à condition que chaque co-exposant soit dûment déclaré dans le formulaire de participation.

Chaque co-exposant devra se conformer aux présentes CGV et sera solidairement responsable avec l’exposant principal vis-à-vis de l’organisateur.

Un supplément de 90 € HT par co-exposant est appliqué, correspondant aux frais de gestion administrative, logistique et de badges.

En l’absence de déclaration ou d’autorisation expresse, tout stand partagé non signalé pourra être sanctionné par :

• l’exclusion du co-exposant,
• la facturation rétroactive du supplément,
• voire l’annulation de l’inscription sans remboursement si l’infraction est jugée volontaire ou répétée.

   

 

5. Montage, aménagement et conformité des stands

5.1. Horaires de montage et consignes d’accès

Les exposants recevront par email, au plus tard 15 jours avant l’événement, les consignes précises de montage, d’accès et d’installation.

L’exposant s’engage à :

• respecter scrupuleusement les créneaux horaires de montage et d’installation communiqués,
• ne pas occuper son espace en dehors des horaires autorisés,
• suivre l’ensemble des consignes de sécurité, y compris celles relatives à la circulation sur le site, aux accès réservés, à la protection incendie et à l’électricité.

Tout non-respect pourra entraîner l’interdiction d’accès temporaire ou définitif à l’événement, sans remboursement.

5.2. Conformité technique et sécurité

Les structures, équipements, décorations ou mobiliers utilisés par l’exposant doivent :

• être parfaitement stables et sécurisés,
• respecter les normes françaises ou européennes de sécurité, en particulier en matière d’incendie (voir 5.3),

   

• ne pas masquer les issues de secours, extincteurs, blocs de secours ou équipements de sécurité,
• ne pas gêner la visibilité ou l’exploitation des stands voisins.

L’organisateur se réserve le droit de faire démonter tout élément non conforme ou dangereux, sans préavis et aux frais de l’exposant.

5.3. Normes matériaux et sécurité incendie

Tous les matériaux utilisés (cloisons, moquettes, tissus, bâches, etc.) doivent être classés au minimum M3 (ou Euroclasse équivalente) et répondre aux normes françaises ou européennes en vigueur.

À la première demande, l’exposant doit être en mesure de présenter une attestation de classement au feu (procès-verbal de classement ou certificat constructeur). À défaut, l’organisateur pourra interdire l’installation des éléments concernés.

Tout manquement grave ou répété à ces exigences pourra entraîner la fermeture immédiate du stand.

5.4. Livraison et réception de colis

L’exposant est entièrement responsable de la réception, du déballage et du stockage de ses marchandises.

Aucun colis ou matériel ne pourra être réceptionné par l’organisateur, même à titre exceptionnel.

En cas d’absence de l’exposant lors de la livraison, les colis peuvent être refusés sans recours possible.

5.5. Détérioration des lieux

Tout dommage causé :

• aux sols, murs, cloisons, mobiliers,
• ou aux installations techniques du lieu d’accueil,

par l’exposant ou l’un de ses prestataires, engage sa responsabilité pleine et entière.

Les frais de remise en état ou de réparation seront facturés à l’exposant, sans possibilité de compensation.

 

6. Occupation, utilisation et responsabilité de l’exposant

6.1. Cession, sous-location ou occupation non déclarée : strictement interdit

L’exposant ne peut en aucun cas :

• sous-louer, céder, transférer ou prêter, à titre gracieux ou onéreux, tout ou partie de l’espace qui lui a été attribué,
• accueillir sur son stand une structure tierce non expressément déclarée à l’inscription.

Toute violation de cette règle entraînera l’exclusion immédiate de l’événement sans préavis, sans remboursement et sans possibilité d’indemnisation. Elle peut également entraîner le refus d’accès aux éditions futures.

Les stands collectifs ou co-partagés sont tolérés uniquement sur autorisation écrite préalable de l’organisateur, et à la condition que chaque co-exposant soit dûment déclaré via le formulaire d’inscription.

Un supplément forfaitaire de 90 € HT par co-exposant s’applique pour couvrir les frais de traitement administratif, de signalétique, de badges et de communication.

6.2. Présence obligatoire

L’exposant, ou un représentant officiellement mandaté, doit être présent en permanence sur son stand :

• pendant l’intégralité des horaires d’ouverture au public, sans retrait anticipé du matériel ou fermeture prématurée,
• pendant les périodes de montage, installation, désinstallation et démontage définies par l’organisation.

En cas de retard d’installation, d’abandon du stand ou d’absence non autorisée, l’organisateur se réserve le droit :

• de réattribuer l’emplacement sans indemnité,
• de refuser l’accès à l’exposant,
• de facturer des pénalités en cas de coûts ou désorganisation induite.
  

 

6.3. Produits exposés : conformité, licences et éthique

Seuls les produits, services ou marques déclarés dans le formulaire d’inscription et validés par l’organisateur sont autorisés à l’exposition ou à la vente.

L’exposant s’engage formellement à :

• ne vendre aucun produit contrefait,
• ne présenter aucun produit ou service non autorisé, illégal ou non conforme à la réglementation (produits dangereux, interdits aux mineurs, produits non alimentaires sans licence…),
• respecter les droits de propriété intellectuelle, y compris pour les marques, logos, œuvres dérivées ou visuels utilisés sur ses supports.

En cas de doute ou de signalement :

• L’organisateur pourra procéder à la saisie immédiate des produits litigieux,
• interdire la vente de tout ou partie de l’offre présentée,
• exclure l’exposant sans préavis ni remboursement,
• et le cas échéant transmettre le dossier aux autorités compétentes.

L’exposant reste seul responsable pénalement et civilement des articles exposés ou commercialisés.

6.4. Tenue, comportement et obligations générales

L’exposant, ses représentants et tout personnel présent sur le stand s’engagent à adopter à tout moment :

• une tenue professionnelle correcte,
• un comportement respectueux, non agressif, non intrusif,
• une communication honnête et conforme à la législation sur la publicité, la consommation et la concurrence.

Sont strictement interdits :

• le racolage actif ou agressif,
• l’usage de dispositifs sonores excessifs sans autorisation,
• le blocage des allées, ou l’installation non conforme de mobilier, cloisons ou supports promotionnels,
• toute forme de discrimination, harcèlement, provocation ou propos déplacés.

Tout manquement à ces règles pourra entraîner :

• une mise en demeure immédiate,
• une exclusion sans préavis ni remboursement,
• et/ou une interdiction de participation aux éditions futures.

6.5. Responsabilité civile, matérielle et pénale

L’exposant est seul responsable :

• des biens, matériels, décorations et marchandises présents sur son stand,
• des dommages causés à des tiers (visiteurs, autres exposants, prestataires…),
• des dégradations ou incidents techniques causés aux infrastructures ou équipements mis à disposition par l’organisateur ou le site accueillant l’événement.

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de :

• vol, perte ou dégradation, y compris en dehors des heures d’ouverture,
• incident causé par du matériel non conforme,
• sinistre, panne ou interruption de service causée par une négligence de l’exposant.

L’exposant doit obligatoirement souscrire, à ses frais, une assurance responsabilité civile couvrant tous ces risques (voir article 10).

7. Accès à l’événement

7.1. Titres d’accès valides

Seuls les laissez-passer exposants, badges nominatifs, cartes d’invitation et billets d’entrée émis ou validés par l’organisateur donnent accès à l’événement.

Ces titres :

• sont strictement personnels et non cessibles,
• peuvent être retirés à tout moment en cas de non-respect des présentes CGV,
• doivent être portés visiblement à tout moment dans l’enceinte de l’événement.

Toute reproduction, falsification, transmission ou cession non autorisée d’un titre d’accès est formellement interdite et expose à des sanctions immédiates (refus d’entrée, exclusion, poursuites).

7.2. Refus d’accès et droit d’expulsion

L’organisateur se réserve le droit, à tout moment et sans préavis, de :

• refuser l’entrée à toute personne (exposant, prestataire, accompagnant) dont la présence représenterait un risque ou un trouble pour la sécurité, l’éthique ou le bon déroulement de l’événement,
• procéder à l’expulsion immédiate de toute personne ne respectant pas les CGV, les consignes du personnel de sécurité ou les règles du site.

En cas d’exclusion, aucun remboursement ni compensation ne sera accordé.

Les exposants exclus conservent l’obligation de régler l’intégralité des sommes dues, et peuvent faire l’objet d’un refus d’admission aux éditions futures.

7.3. Distribution et gestion des badges exposants

Chaque exposant recevra un nombre limité de badges exposants nominatifs, selon la surface de stand réservée et le type d’activité.

Les conditions de délivrance et de retrait sont précisées :

• soit dans l’email de confirmation d’inscription,
• soit dans le guide exposant transmis préalablement à l’événement.

L’exposant est entièrement responsable de l’usage qui est fait de ses badges.

En cas de perte, de vol ou d’utilisation frauduleuse, l’organisateur ne pourra être tenu responsable et se réserve le droit de désactiver tout badge suspect.

Aucune demande excessive ou abusive de badges supplémentaires ne sera acceptée sans justification logistique valide.

7.4. Accès technique – montage et démontage

Les périodes d’installation et de démontage sont réservées exclusivement aux exposants dûment inscrits et aux prestataires déclarés au préalable.

Un badge exposant, ou un justificatif valide transmis par l’organisation, est nécessaire pour accéder à l’enceinte pendant ces périodes.

Les règles suivantes s’appliquent :

• Aucun public non autorisé (famille, amis, clients, visiteurs) ne pourra être admis durant les phases de montage ou de démontage,
• L’accès aux véhicules de livraison doit être organisé dans les créneaux et conditions fixés par l’organisateur,
• Les prestataires externes (standistes, techniciens, livreurs) doivent être déclarés par l’exposant à l’avance et se conformer aux règles du site.

Tout manquement peut entraîner une restriction d’accès immédiate.

7.5. Interdiction de revente ou de distribution non autorisée de titres

La revente, l’échange ou la transmission gratuite de titres d’accès, même entre exposants ou partenaires, est strictement interdite sans autorisation écrite préalable de l’organisateur.

En cas de non-respect :

• Le ou les titres seront immédiatement invalidés,
• L’exposant concerné pourra être exclu définitivement sans indemnité,
• Une plainte pourra être déposée pour fraude ou revente illégale (article 446-1 du Code pénal – passible de 6 mois d’emprisonnement et 15 000 € d’amende).

   

8. Communication, image et relation au public

8.1. Tenue et comportement professionnels

Chaque exposant, ainsi que toute personne représentant son entreprise ou marque, s’engage à :

• adopter en toutes circonstances un comportement professionnel, respectueux et conforme aux lois en vigueur,
• porter une tenue décente, propre et adaptée à la nature de l’événement,
• respecter le public, les autres exposants, les équipes d’organisation et les prestataires intervenant sur place.

Tout manquement à ces règles (comportement inapproprié, propos déplacés, négligence manifeste) pourra entraîner une mise en demeure immédiate, voire une exclusion définitive, sans remboursement ni compensation.

8.2. Présence obligatoire pendant les horaires d’ouverture

L’exposant s’engage à :

• assurer une présence effective et continue sur son espace pendant l’intégralité des heures d’ouverture au public,
• ne pas démonter, masquer ou quitter son stand avant la fermeture officielle de l’événement.

Tout départ anticipé ou stand laissé inoccupé sera considéré comme une rupture d’engagement et pourra motiver :

• un refus d’inscription aux éditions futures,
• une exclusion immédiate sans remboursement.

8.3. Catalogue, plan, site web et supports de communication

L’organisateur est seul titulaire des droits relatifs à :

• l’édition du catalogue exposants (papier ou numérique),
• la gestion du site internet de l’événement,
• la création de plans, listings et documents promotionnels.

L’exposant autorise, sauf opposition écrite et motivée avant validation de l’inscription, la publication de :

• son nom, logo, description, et visuels liés à son activité,
• ses coordonnées commerciales (site, réseaux sociaux, mail professionnel),
• son numéro de stand et secteur d’activité.

L’organisateur se réserve le droit d’éditer, reformuler ou retirer toute mention non conforme, incomplète ou jugée inappropriée.

8.4. Droits à l’image de l’exposant

Sauf opposition expresse, écrite et motivée envoyée avant l’ouverture de l’événement, l’exposant autorise l’organisateur à :

• capturer, utiliser et diffuser à titre gracieux tout contenu visuel ou audiovisuel incluant son stand, son logo, son personnel ou ses produits,

   

• exploiter ces images dans tout support de communication (papier, web, presse, réseaux sociaux, vidéo, diffusion TV, etc.), en France ou à l’étranger, pour une durée illimitée.

Il appartient à l’exposant de :

• informer ses équipes et prestataires de cette possibilité,

   

• recueillir le cas échéant leur consentement, notamment en cas de salariés identifiables.

Aucune rémunération ni demande de retrait ultérieur ne pourra être exigée a posteriori, sauf en cas de préjudice manifeste.

8.5. Distribution de supports promotionnels

L’exposant peut distribuer flyers, brochures, goodies ou échantillons sous réserve que :

• cela se fasse exclusivement sur son stand,
• les contenus soient strictement en lien avec les produits ou services exposés,
• les supports ne soient ni agressifs, ni mensongers, ni contraires à la loi.

La distribution hors stand, dans les allées ou zones communes, est interdite sauf autorisation écrite préalable.

Le non-respect de cette règle pourra entraîner la saisie des supports et des sanctions contractuelles.

8.6. Publicité audiovisuelle, démonstrations et animations

Tout dispositif sonore, écran vidéo, micro, lumière, démonstration ou animation est autorisé à condition que :

• l’exposant en ait informé l’organisateur à l’avance,
• cela ne trouble pas la circulation dans les allées, ne gêne pas les stands voisins,
• cela respecte les normes de sécurité et ne présente aucun risque pour le public.

L’organisateur peut à tout moment exiger l’arrêt immédiat :

• d’une animation jugée inappropriée ou dangereuse,
• d’un volume sonore excessif,
• d’un dispositif illégal ou non déclaré.

8.7. Informations au public et litiges commerciaux

L’exposant est tenu :

• d’informer clairement le public que tout achat réalisé sur salon ne bénéficie pas du droit de rétractation (article L.121-97 du Code de la consommation),
• d’afficher cette information sur son stand au format A3 lisible et visible.

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de litige commercial entre l’exposant et un visiteur.

Il n’interviendra en aucun cas comme médiateur, sauf obligation légale.

9. Propriété intellectuelle et autorisations

9.1. Droits sur les contenus exposés

L’exposant garantit être titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle, ou disposer des autorisations nécessaires, pour exposer, vendre ou diffuser les produits, services, visuels, supports promotionnels, œuvres ou marques qu’il présente lors de l’événement.

Il assume seul l’entière responsabilité en cas de litige, de contrefaçon, d’usage non autorisé ou de violation des droits de tiers, notamment en matière de droit d’auteur, droit des marques, droit à l’image ou droit de reproduction.

L’organisateur se réserve le droit d’exiger le retrait immédiat, sans préavis ni indemnisation, de tout contenu qu’il jugerait manifestement litigieux ou susceptible de porter atteinte aux droits d’un tiers.

9.2. Exclusion en cas d’atteinte aux droits

En cas de constat ou de suspicion sérieuse d’atteinte à des droits de propriété intellectuelle (notamment la vente de contrefaçons, produits non officiels, œuvres plagiées ou visuels sans licence), l’exposant pourra être immédiatement exclu de la manifestation, sans remboursement ni compensation, et voir sa participation à toute édition future refusée.

L’exposant reconnaît que ce manquement constitue une cause de rupture unilatérale du contrat, aux torts exclusifs de l’exposant.

9.3. Litiges entre exposants

En cas de différend entre exposants concernant notamment la contrefaçon, la ressemblance excessive entre produits ou tout autre conflit de propriété intellectuelle, l’organisateur n’est pas tenu d’intervenir, sauf trouble manifeste à l’ordre public ou à l’image de la manifestation.

Il pourra toutefois prendre toute mesure conservatoire qu’il jugera nécessaire, notamment le retrait d’un produit ou la suspension temporaire d’une activité, en attendant le règlement amiable ou judiciaire du litige.

 

9.4. Diffusion de musique, vidéos ou contenus soumis à droit d’auteur

Tout exposant souhaitant diffuser de la musique, des vidéos, ou tout autre contenu soumis à droit d’auteur pendant l’événement doit :

• effectuer les déclarations nécessaires auprès des organismes compétents (ex. : SACEM, SPRE),
• s’acquitter des droits correspondants,
• respecter la réglementation applicable (volume sonore, diffusion publique, usage commercial…).

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de diffusion non autorisée, d’omission de déclaration ou de défaut de paiement des droits afférents.

9.5. Prises de vue et captations

Toute captation de photographies, vidéos ou contenus audiovisuels à des fins professionnelles ou commerciales dans l’enceinte de l’événement est soumise à l’autorisation préalable de l’organisateur.

L’exposant peut refuser que son stand, ses produits ou son personnel soient filmés ou photographiés par des tiers, sous réserve d’en informer clairement les intéressés (par affichage visible ou mention orale explicite).

L’organisateur pourra effectuer ou autoriser la réalisation de captations officielles à des fins de communication, sans qu’aucune réclamation ne puisse être opposée à ce titre.

10. Assurance et responsabilités

10.1. Assurance obligatoire de l’exposant

Tout exposant est tenu de souscrire, à ses frais et pour toute la durée de sa participation, une police d’assurance couvrant au minimum les risques suivants :

• Responsabilité civile professionnelle, incluant les dommages causés à des tiers (visiteurs, exposants, organisateur, prestataires, etc.) du fait de ses installations, de ses actes ou de ceux de son personnel ;
• Dommages aux biens, incluant le vol, la perte, la casse, l’incendie ou toute détérioration de ses propres matériels, produits ou supports (y compris lors du transport, du montage, du démontage et du stockage).

Sur demande de l’organisateur, l’exposant devra fournir une attestation d’assurance valide, émise par son assureur, précisant la couverture des risques mentionnés, les dates de validité, les montants de garantie et les franchises applicables.

En cas de défaut d’assurance ou de refus de présentation du justificatif, l’accès à l’événement pourra être refusé sans remboursement ni dédommagement.

10.2. Décharge de responsabilité de l’organisateur

L’organisateur décline toute responsabilité, à quelque titre que ce soit, en cas de :

• Vol, perte ou détérioration de biens appartenant à l’exposant (produits, mobiliers, documents, équipements, décors, etc.) survenus pendant la durée de l’événement, y compris pendant les périodes de montage et de démontage ;
• Dommage matériel ou corporel causé par un tiers ou résultant d’un cas fortuit, de force majeure ou d’un comportement négligent de l’exposant ou de son personnel ;
• Incidents techniques tels que pannes d’électricité, fuites d’eau, dysfonctionnements du site, perturbations climatiques ou actes de malveillance extérieurs à son contrôle.

L’organisateur ne saurait être tenu responsable d’un préjudice commercial, moral ou financier indirect (perte de chiffre d’affaires, de clientèle, d’exploitation ou d’image).

10.3. Responsabilité de l’exposant

L’exposant est pleinement et exclusivement responsable :

• des dommages matériels ou corporels qu’il pourrait causer à toute personne (visiteur, prestataire, autre exposant, agent de sécurité…) pendant toute la durée de l’événement, y compris pendant les opérations de montage et de démontage
• des agissements de ses employés, prestataires, sous-traitants ou représentants
• de tout manquement aux règles de sécurité, d’hygiène ou d’accessibilité
• des sinistres causés par une installation défectueuse, un branchement non conforme ou une utilisation dangereuse d’équipements électriques, à gaz ou thermiques.

Tout dommage imputable à l’exposant, ou à un tiers intervenant pour son compte, fera l’objet d’une facturation intégrale des frais de remise en état ou d’indemnisation supportés par l’organisateur ou par le gestionnaire du site.

 

10.4. Recours et exclusions

L’exposant renonce expressément à tout recours contre l’organisateur, ses dirigeants, ses assureurs et ses prestataires en cas de dommage affectant ses biens, son personnel ou ses activités.

Aucune indemnisation ne pourra être réclamée à l’organisateur pour une interruption de l’événement, un retard d’installation, une réduction de surface, une modification d’emplacement, ou tout autre événement affectant partiellement ou totalement l’activité de l’exposant, sauf faute lourde prouvée.

11. Démontage et évacuation des espaces d’exposition

11.1. Présence obligatoire de l’exposant

L’exposant ou son représentant dûment mandaté doit être présent physiquement sur son stand :

• dès le début de la période de démontage définie par l’organisateur,
• et jusqu’à l’évacuation complète de son matériel et de ses déchets.

Tout abandon du stand sans supervision, tout démontage anticipé ou toute absence injustifiée est formellement interdit, car il peut compromettre la sécurité du public ou des autres exposants. Ce manquement constitue un motif d’exclusion des prochaines éditions.

11.2. Respect des horaires et procédures

Les modalités de démontage (jours, horaires, accès véhicules, circulation, badges) sont communiquées par l’organisateur au plus tard 15 jours avant l’événement via le Guide Exposant ou tout autre support officiel.

Tout dépassement d’horaire ou non-respect des consignes entraînera :

• des pénalités financières calculées sur la base des frais de remise en état, de sécurité ou de personnel supplémentaire,
• voire un refus d’admission aux prochaines éditions.

En cas d’absence ou de départ anticipé, l’organisateur est autorisé à procéder à l’évacuation, au stockage ou à la mise en décharge du matériel restant aux frais exclusifs de l’exposant, sans recours ni remboursement.

11.3. Restauration des lieux

Chaque exposant s’engage à restituer son emplacement dans l’état initial, sans trace, salissure, dommage, résidu de colle ou de structure.

À défaut, l’ensemble des frais de nettoyage, de réparation ou de remise en état lui seront facturés sur présentation de justificatifs ou selon devis forfaitaire.

11.4. Gestion des déchets

L’exposant est responsable du tri, de l’évacuation et de l’élimination de ses déchets pendant toute la durée de l’événement, y compris pendant les phases de montage et de démontage.

Des bacs de tri ou zones de dépôt peuvent être spécifiés par l’organisateur. À défaut, l’exposant doit repartir avec ses déchets ou engager un prestataire externe.

Tout dépôt sauvage, encombrant ou polluant (déchets de bois, plastique, textile, palettes, moquettes, etc.) donnera lieu à une facturation de frais de traitement majorés, sans mise en demeure préalable.

11.5. Évacuation du matériel sensible

Les objets de valeur, équipements informatiques, caisses de fond, produits coûteux ou confidentiels doivent être évacués immédiatement après la fermeture au public.

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de vol ou de disparition en dehors des plages horaires surveillées.

12. Application des CGV et règlement des différends

12.1. Force obligatoire des présentes CGV

Les présentes Conditions Générales de Vente sont applicables à toutes les éditions du Geek Life, quelle que soit la ville dans laquelle l’événement se tient (Le Mans, Laval, Blois, Lorient…). Elles ont valeur contractuelle et s’imposent à tout exposant dès validation de sa participation.

Elles prévalent sur tout autre document, communication, échange ou conditions générales de l’exposant, sauf dérogation écrite et expresse de l’organisateur.

12.2. Sanctions et exclusions

En cas de non-respect des présentes CGV, des consignes de l’organisateur ou de la réglementation en vigueur, l’organisateur peut à tout moment :

• émettre un avertissement écrit,
• procéder à une exclusion immédiate de l’événement sans remboursement,
• refuser l’accès aux éditions futures,
• engager toute action en recouvrement des sommes dues ou en réparation du préjudice subi.

Ces sanctions sont applicables sans préjudice d’éventuelles poursuites civiles ou pénales.

12.3. Gestion amiable des litiges entre exposants

En cas de litige entre deux exposants (concurrence déloyale, contrefaçon présumée, occupation d’espace, nuisance, comportement…), ceux-ci s’engagent à :

• gérer le différend en dehors de l’espace public,
• ne pas nuire à l’image ou au bon déroulement de l’événement,
• et informer l’organisateur sans obligation pour ce dernier d’intervenir ou de trancher le litige.

L’organisateur se réserve toutefois le droit de prendre toute mesure conservatoire ou disciplinaire si le litige affecte la sécurité ou l’organisation.

12.4. Responsabilité limitée de l’organisateur

L’organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable des relations commerciales entre un exposant et :

• un autre exposant,
• un visiteur,
• un fournisseur,
• ou tout tiers.

Toute réclamation, demande d’indemnisation ou procédure issue de ces relations devra être dirigée exclusivement contre la partie concernée.

12.5. Réclamation – prescription – tribunal compétent

Toute réclamation à l’encontre de l’organisateur doit :

• être formulée par écrit et envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception,
• dans un délai de 15 jours maximum suivant la fin de l’édition concernée.

Passé ce délai, aucune demande ne sera recevable.

Conformément à l’article 2254 du Code civil, toute action en responsabilité à l’encontre de l’organisateur est prescrite dans un délai d’un an à compter de la réception de la réclamation.

En cas de litige non résolu à l’amiable, le tribunal compétent est celui du siège social de l’organisateur (Le Mans), même si l’événement a lieu dans une autre ville ou à l’étranger. Cette clause attributive de compétence s’impose contractuellement à l’exposant.

En cas de litige, l’exposant peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation, dont les coordonnées lui seront communiquées sur demande, avant toute action judiciaire.

13. Définitions – Terminologie

Pour l’interprétation et l’application des présentes Conditions Générales de Vente (CGV), les termes ci-dessous doivent être compris dans le sens suivant :

13.1. Geek Life Festival

Manifestation commerciale organisée par EWELCY sous la marque « Geek Life », regroupant divers événements culturels, salons, animations, et expositions à destination du grand public.

Elle peut être déclinée en plusieurs éditions distinctes (Le Mans, Laval, Blois, Lorient…), mais les présentes CGV s’appliquent intégralement à l’ensemble de ces éditions.

13.2. Organisateur

La société EWELCY, SAS au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS du Mans sous le numéro 918 141 961, dont le siège social est situé 68 rue du Pré, 72000 Le Mans.

Elle assure seule la direction, la programmation, la gestion logistique, administrative et commerciale du Geek Life Festival.

13.3. Exposant

Toute personne physique ou morale ayant validé une demande de participation au Geek Life Festival, sous réserve d’acceptation par l’organisateur.

L’exposant s’engage à respecter les présentes CGV, quel que soit son statut (professionnel, artisan, association, auteur, éditeur, vendeur…).

13.4. Co-exposant

Personne ou entité partageant un même stand avec un exposant principal. Chaque co-exposant doit faire l’objet d’une déclaration préalable et s’acquitter du supplément prévu, le cas échéant.

13.5. Règlement Particulier

Il n’existe pas de règlement spécifique à chaque édition. Toutes les règles logistiques, techniques, sanitaires ou organisationnelles sont intégrées aux présentes CGV, qui forment le cadre contractuel complet, unique et applicable à l’ensemble des éditions.

13.6. Manuel de l’exposant

Document complémentaire transmis à l’exposant après validation de sa participation. Il précise les modalités logistiques (accès, horaires, badges, installation, démontage…), les contacts utiles et les consignes techniques ou sanitaires. Il ne constitue pas un avenant aux CGV.

13.7. Emplacement ou stand

Surface attribuée à un exposant pour la durée de l’événement. Sa configuration, sa superficie, son positionnement, et ses options éventuelles sont déterminés par l’organisateur selon les contraintes d’implantation et la disponibilité.

13.8. Formulaire d’inscription

Document numérique hébergé sur une plateforme tierce (de type Fillout) permettant à l’exposant de renseigner ses informations, de choisir son stand, de transmettre ses pièces justificatives et de valider les CGV par case à cocher et signature électronique.

13.9. Règlement des CGV

Ensemble des conditions contractuelles fixant les droits et obligations des parties. L’inscription à l’événement emporte acceptation entière, irrévocable et sans réserve des présentes CGV.

14. Règles spécifiques aux exposants de restauration

14.1. Déclaration préalable obligatoire auprès des autorités sanitaires

Tout exposant proposant, à titre gratuit ou onéreux, la vente, la préparation, la manipulation, la cuisson ou la dégustation de denrées alimentaires ou de boissons (conditionnées ou non, fraîches ou transformées) s’engage à déclarer son activité de restauration ambulante auprès de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) du département d’accueil de l’événement.

Cette déclaration est obligatoire, même pour une activité ponctuelle, conformément aux articles R.231-4 à R.231-6 du Code rural et de la pêche maritime.

L’exposant devra :

• transmettre une copie du récépissé de déclaration DDPP à l’organisateur au plus tard 10 jours calendaires avant la date de montage 
• tenir ce récépissé à disposition sur le stand pendant toute la durée de l’événement 
• signaler tout changement d’activité, de produits, ou de personnel en cuisine par une mise à jour auprès des services compétents.

À défaut de transmission de cette déclaration dans les délais requis, l’organisateur pourra interdire l’installation du stand sans qu’aucun remboursement ou dédommagement ne puisse être exigé.

14.2. Documents et justificatifs obligatoires à fournir avant l’événement

Chaque exposant en activité de restauration devra fournir, avant son installation, l’intégralité des documents suivants :

• Récépissé de déclaration DDPP valable pour le département concerné 
• Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle incluant les risques liés à l’alimentation, valable pour l’événement (avec mention de la date et du lieu) 
• Copie de la carte de commerce ambulant, si l’activité est soumise à cette obligation (ex : vente hors local stable)

   

• Attestation de formation HACCP (hygiène alimentaire) au nom du responsable du stand ou de la personne en charge de la manipulation 
• Plan d’hygiène ou fiches de procédures internes : gestion du froid, nettoyage, gestion des allergènes, protection contre la contamination croisée (si disponible) 
• Liste exhaustive des produits vendus, des modes de cuisson utilisés, et de leur origine sur demande de l’organisateur ou des autorités.

Tout manquement ou document manquant entraînera l’exclusion de la zone restauration sans recours possible.

14.3. Exigences strictes d’hygiène et de sécurité alimentaire

L’exposant restauration s’engage à appliquer rigoureusement les règles d’hygiène sanitaire en vigueur, notamment :

• Respect des normes HACCP et des règles du Paquet Hygiène (CE 852/2004)
• Tenue propre, gants à usage unique si nécessaire, cheveux attachés ou couverts
• Dispositifs de lavage des mains avec eau potable, savon et essuie-mains jetables à portée immédiate
• Ustensiles nettoyés et désinfectés régulièrement
• Protection physique des denrées (vitrines, barquettes fermées, emballages…) 
• Affichage obligatoire des allergènes conformément au règlement INCO (UE 1169/2011)
• Conservation des aliments dans des conditions de température réglementaires, avec relevés de température sur demande (chaud > +63°C / froid < +4°C)
• Séparation stricte des flux propres / sales, stockage des produits en hauteur et à l’abri.

14.4. Interdiction de cuisson à flamme ou à gaz sans autorisation préalable

L’usage de dispositifs de cuisson à gaz, flamme nue, charbon, friteuse, plancha, barbecue ou toute source de chaleur non électrique est strictement interdit sans accord écrit et préalable de l’organisateur.

L’exposant devra signaler tout équipement de ce type au plus tard 30 jours avant le début de l’événement, pour permettre une évaluation des risques avec les pompiers ou la sécurité du site.

Toute utilisation non autorisée entraînera :

• l’interdiction immédiate d’utilisation du matériel
• une amende de 300 € HT pour infraction aux consignes de sécurité
• un possible refus d’inscription aux éditions futures.

 

14.5. Gestion des déchets, graisses et huiles usagées

L’exposant est tenu :

• de collecter et évacuer quotidiennement les déchets alimentaires dans les bacs ou zones prévus à cet effet par l’organisateur 
• de recycler ou éliminer les huiles, graisses et résidus de cuisson dans des contenants adaptés et hermétiques 
• de ne pas rejeter d’eau, graisse, ni déchet liquide dans les évacuations du site 
• de laisser son espace propre, vide et sans déchet au démontage.

Tout manquement entraînera une facturation forfaitaire de 150 € HT pour nettoyage.

14.6. Contrôles, sanctions et exclusion

L’organisateur pourra, seul ou en lien avec les autorités sanitaires :

• effectuer des contrôles aléatoires des stands de restauration (documents, hygiène, matériel…) 
• exiger la fermeture immédiate du stand en cas de :
  • manquement manifeste à l’hygiène,
  • risque sanitaire avéré,
  • refus de transmission des justificatifs,
  • présence de matériel dangereux ou non déclaré 
• transmettre les coordonnées de l’exposant à la DDPP, aux pompiers ou au responsable sécurité pour suite à donner.

Aucun remboursement ni dédommagement ne sera accordé en cas de sanction ou d’exclusion.

14.7. Responsabilités et assurances

L’exposant est entièrement responsable, à titre personnel ou au nom de sa structure, de :

• la conformité des produits et denrées alimentaires servis
• l’affichage des prix et allergènes
• la déclaration et la sécurité du personnel (tenue, hygiène, horaires, statut légal)
• tout dommage (intoxication alimentaire, blessure, brûlure, réaction allergique, contamination…) causé à un visiteur, un autre exposant ou un membre de l’organisation.

L’organisateur décline toute responsabilité pour :

• les produits ou aliments vendus 
• le matériel utilisé 
• les pratiques sanitaires de l’exposant ou de son personnel.

Une action récursoire sera engagée en cas de préjudice causé au public ou à la réputation de l’événement.

15. Protection des données personnelles

15.1. Responsable du traitement

Les données personnelles recueillies dans le cadre de l’inscription et de la participation à une édition du Geek Life Festival sont traitées par la société EWELCY, SAS immatriculée au RCS du Mans sous le numéro 918 141 961, dont le siège est situé au 68 rue du Pré, 72000 Le Mans.

Le responsable de traitement est M. Jean-Christophe Camus.

Contact : [email protected]

15.2. Données collectées

Dans le cadre de votre participation en tant qu’exposant, les données suivantes peuvent être collectées :

• Identité : nom, prénom, signature électronique
• Coordonnées : e-mail, téléphone, adresse postale
• Données professionnelles : raison sociale, SIRET ou RNA, TVA, site web, réseaux sociaux
• Données de participation : choix de stand, options, tarifs, factures
• Pièces justificatives : Kbis ou équivalent, attestation d’assurance responsabilité civile, HACCP et carte de commerce ambulant pour les restaurateurs

15.3. Finalités du traitement

Les données sont collectées pour permettre :

• La gestion des inscriptions et du contrat (réservation, facturation, options)
• L’organisation logistique de l’événement
• Le respect des obligations légales et contractuelles

   

15.4. Base légale

Le traitement repose sur l’exécution du contrat d’inscription à l’événement (article 6.1.b du RGPD).

15.5. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant cinq (5) ans à compter de la fin de l’événement concerné, sauf disposition légale contraire.

15.6. Destinataires

Sont seuls destinataires de vos données :

• En interne : les membres de l’équipe EWELCY habilités à traiter les demandes exposants
• En externe : les prestataires strictement nécessaires à l’exécution du contrat, notamment :
  • Fillout (plateforme de formulaire)
  • Pennylane (outil de facturation)
  • Stripe (paiement en ligne)
    Le cas échéant, les autorités compétentes dans le cadre de contrôles sanitaires (DDPP)

15.7. Transferts hors Union Européenne

Certains de ces prestataires (Stripe notamment) peuvent transférer des données vers les États-Unis, sous couvert de clauses contractuelles types (CCT) validées par la Commission européenne.

15.8. Sécurité des données

Des mesures techniques et organisationnelles strictes sont mises en œuvre pour garantir la confidentialité et la sécurité des données :

• Hébergement sécurisé et chiffrement HTTPS
• Accès restreint, mots de passe robustes et double authentification
• Journalisation des accès et sauvegardes régulières
• Politique interne de sécurité informatique

 

15.9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

– Accès, rectification, effacement

– Portabilité

– Opposition, limitation

– Retrait du consentement (si applicable)

Pour exercer vos droits, contactez : [email protected] 

Un accusé de réception vous sera envoyé dans un délai de 30 jours maximum.

15.10. Réclamation

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

16. Dispositions finales

Les présentes CGV expriment l’intégralité de l’accord entre les parties.

Si une ou plusieurs stipulations sont tenues pour non valides ou déclarées telles en application d’une loi, d’un règlement ou d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

Le fait pour l’organisateur de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une des dispositions ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Toute contestation sera portée devant les juridictions du ressort du siège social de l’organisateur.